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SMS pour les cabinets et centres de santé en Nouvelle-CalédonieLe rappel part la veille. Un créneau libéré est proposé en un envoi.

Médecins, dentistes, kinés, sages-femmes, centres de santé et opticiens : SMS PRO envoie les rappels de votre agenda, prévient les patients qui attendent une place et recueille leur avis, sous le nom de votre cabinet.

Mis à jour le · Équipe SMS PRO

Parlons de votre cabinetVoir les trois situations

Un conseiller de Nouméa vous rappelle et vous montre le rappel qui partirait depuis votre propre agenda.

CABINET EX
Message texte
Mercredi 09:30
Bonjour John, rappel de votre rendez-vous demain jeudi à 9 h 30 au Cabinet Exemple. Un imprévu ? Appelez le 56 00 00.

117 caractères · 1 SMS

Trois situations de tous les jours.

Le rendez-vous à ne pas manquer, la place qui se libère, l'avis qu'on aimerait connaître. Voici le SMS exact qui part, et ce qui se passe ensuite. Les noms et les numéros sont fictifs, les écrans sont ceux de l'application.

Le rappel de la veille

Avant

Demain matin, l'agenda est plein. Un patient qui oublie son rendez-vous, c'est un créneau perdu pour lui et pour celui qui attendait.

Le SMS

CABINET EX
Message texte
Mercredi 09:30
Bonjour John, rappel de votre rendez-vous demain jeudi à 9 h 30 au Cabinet Exemple. Un imprévu ? Appelez le 56 00 00.

117 caractères · 1 SMS

Ensuite

  1. Le rendez-vous est noté dans votre agenda Google, Outlook ou Microsoft 365, avec le numéro du patient dans le titre, le lieu ou la description.

  2. 24 heures avant, le rappel part avec le prénom, le jour et l'heure. Il figurait dans la liste des rappels prévus : vous pouviez le retenir avec le bouton « Ne pas envoyer ».

  3. Le détail de l'envoi affiche « reçu » ou « non confirmé ». Le patient qui a un imprévu appelle le numéro écrit dans le message.

Rendu possible par :les rappels de rendez-vous par SMS ·relier votre agenda ·les accusés de réception

Parlons de votre cabinet
Écran des rappels d'agenda : agenda relié, règle 24 h avant, rappels planifiés avec le texte exact et le bouton Ne pas envoyer
Écran de l'application, données fictives.

Le fauteuil qui allait rester vide

Avant

Un patient annule pour demain 10 h. Trois autres attendent un créneau depuis des semaines.

Le SMS

CABINET EX
Message texte
Mardi 10:00
Cabinet Exemple : un créneau s'est libéré demain à 10 h. Il vous intéresse ? Appelez le 56 00 00 avant midi.

108 caractères · 1 SMS

Ensuite

  1. Les patients en attente d'un créneau sont dans un groupe. Un envoi, et ils sont tous prévenus.

  2. Le détail de l'envoi montre qui l'a reçu.

  3. Le premier qui appelle prend le créneau. Les autres restent dans le groupe pour la prochaine fois.

Rendu possible par :les groupes de contacts ·l'envoi depuis l'ordinateur du cabinet ·le suivi de chaque SMS

Parlons de votre cabinet

Dans un cabinet dentaire, un fauteuil vide se voit tout de suite. Le groupe d'attente se constitue au fil des appels : un patient ajouté à la main au moment où il demande une place plus tôt, ou une liste importée depuis votre fichier. Le message reste un message de service : il propose un rendez-vous, sans promotion.

L'avis après la consultation

Avant

Vous voulez savoir comment vos patients vivent l'accueil, l'attente, la consultation. Le cahier posé sur le comptoir reste vide.

Le SMS

CABINET EX
Message texte
Jeudi 10:00
Merci pour votre visite au Cabinet Exemple. Votre avis nous aide : ask.nc/Ab12Cd STOP SMS : arret.nc/Ex1

104 caractères · 1 SMS

Ensuite

  1. Quand un SMS contenant un mot que vous choisissez est parti, par exemple le rappel, un second message suit le lendemain du rendez-vous : le lien du questionnaire.

  2. Le questionnaire s'ouvre sur le téléphone du patient, aux couleurs et avec le logo du cabinet.

  3. Les réponses arrivent dans un rapport avec graphiques, que vous exportez en PDF, PowerPoint ou Excel.

Rendu possible par :le questionnaire de satisfaction ·les envois déclenchés ·le lien STOP

Parlons de votre cabinet
Rapport de questionnaire : réponses présentées en graphiques et part des destinataires qui ont répondu
Écran de l'application, données fictives.

Opticiens : les lunettes sont prêtes, le bilan approche.

Deux messages font l'essentiel de la relation d'un magasin d'optique avec ses clients. Le premier est un message de service, le second une invitation.

Les lunettes sont arrivées

Le client est prévenu quand ses lunettes l'attendent, avec vos horaires. Un numéro tapé depuis l'ordinateur du magasin, le modèle du magasin, et le SMS part sous le nom de l'enseigne.

OPTIQUE EX
Message texte
Vendredi 10:15
Bonjour Mme DOE, vos lunettes vous attendent chez Optique Exemple. Ouvert du lundi au samedi de 8 h 30 à 18 h. A très vite.

123 caractères · 1 SMS

Le bilan de la vue

La date du prochain bilan est une colonne de votre fichier clients importé. Le jour venu, le SMS part tout seul. Comme il invite à prendre rendez-vous, il est traité comme un SMS commercial : il commence par le nom du magasin et porte le lien STOP. Ce que dit la réglementation sur ces messages.

OPTIQUE EX
Message texte
Lundi 09:00
Optique Exemple : bonjour Jane, votre bilan de la vue est à prévoir ce mois-ci. Prenez rendez-vous au 56 00 00. STOP SMS : arret.nc/Ex1

135 caractères · 1 SMS

Une journée dans un cabinet.

Heure de Nouméa. Ce qui part tout seul, ce que l'accueil vérifie, et ce que vous lisez le lendemain.

  1. 7 h 30

    Avant le premier patient, l'accueil relit la liste des rappels prévus. Un rendez-vous a été déplacé hier soir : son rappel est retenu.

  2. Toute la journée

    Chaque rappel part 24 heures avant son rendez-vous, au numéro lu dans l'agenda.

  3. 10 h

    Un créneau se libère pour demain. Le groupe d'attente reçoit le SMS, et le premier qui appelle prend la place.

  4. 14 h

    Un rendez-vous est ajouté au dernier moment. La liste des rappels prévus montre s'il a été pris en compte.

  5. Le lendemain

    Les avis des patients d'hier arrivent dans le rapport du questionnaire, en graphiques.

Une journée fictive, pour montrer l'enchaînement.

Ce qui ne change pas pour vous.

Votre agenda reste votre agenda

SMS PRO le lit, il ne l'écrit pas. Un agenda Google, Outlook ou Microsoft 365 se relie par son adresse privée, en lecture seule.

Vos habitudes restent les vôtres

Le numéro du patient se note dans le rendez-vous, comme vous le faites peut-être déjà. Rien d'autre à saisir.

Vos patients gardent leur téléphone

Un SMS, sans application à installer ni compte à créer. Le message arrive sous le nom du cabinet.

Votre accueil garde la main

Chaque rappel est visible avant son départ, avec son texte exact, et peut être retenu.

Votre logiciel de rendez-vous est interfaçable.

SMS PRO dispose déjà de connecteurs pour des logiciels de la santé et de l'optique. Voici des exemples d'outils déjà reliés, parmi d'autres.

Logiciel des cabinets dentaires

LOGOS

Confirmation, rappel, déplacement et annulation des rendez-vous.

Agenda médical

Pneumo Premier

Confirmations et rappels de rendez-vous depuis l'agenda du cabinet.

Logiciel des magasins d'optique

MagOptique

Messages aux clients du magasin, comme le rappel du contrôle de la vue.

Avec les connecteurs LOGOS et Pneumo Premier, le rappel peut partir la veille, à heure fixe. Votre logiciel n'est pas dans la liste ? S'il publie un agenda ou s'il sait appeler une API, nous étudions le branchement avec vous. Contactez-nous : nous étudions toute demande d'intégration.

Les agendas et logiciels déjà reliés

Plusieurs praticiens, plusieurs sites.

Un centre de santé, une maison médicale ou un réseau de magasins d'optique s'organise à sa façon.

  • Un compte par site ou par praticien, dans une même organisation, chacun avec son agenda relié et ses rappels.
  • Des questionnaires par site : les avis de Nouméa ne se mélangent pas avec ceux de Koné.
  • Trois rôles : administrateur, superviseur, utilisateur. L'administrateur répartit les noms d'expéditeur compte par compte.
  • Une validation avant envoi pour les messages à toute la patientèle : un responsable approuve, corrige ou refuse.
  • Un journal d'activité, et la double authentification que l'administrateur peut imposer à tous.

Comment s'organisent les équipes et la validation

Les données de vos patients sont stockées en Nouvelle-Calédonie.

Vos contacts, vos messages, leur historique et les réponses aux questionnaires sont stockés dans le cloud souverain STRATOS, en Nouvelle-Calédonie. Les SMS vers les mobiles calédoniens partent en direct sur le réseau mobile local.

Sécurité et données en détail

Conservation

Des durées de conservation réglées par votre organisation : messages, contacts, réponses, journal d'activité.

Journaux

Des adresses IP jamais conservées en clair dans les journaux de lecture, de clics et d'activité.

Accès

Une double authentification, que l'administrateur peut imposer à tous les comptes.

Le bon ton pour un rappel.

Un rappel de rendez-vous est un message de service : tant qu'il ne contient pas de promotion, ce n'est pas de la prospection. Trois règles suffisent.

  • Commencez par le nom du cabinet ou citez-le : le patient doit savoir qui lui écrit.
  • Donnez le jour, l'heure et un numéro à appeler : on ne peut pas répondre à un nom d'expéditeur.
  • Restez dans un seul SMS : 160 caractères, prénom le plus long compris. Le compteur de caractères vous le montre.

Essayez sur ce brouillon, tapé comme on le tape d'habitude : le compteur montre ce qu'il deviendra dans SMS PRO.

131 caractères au plus long · 1 SMS · encore 29 avant le 2e

2 caractères seront adaptés à l'envoi : ’ devient ', ê devient e. Sans cette adaptation, ce message ferait 2 SMS au lieu de 1.
CABINET EX
Message texte
Aujourd'hui 07:30
Bonjour Alexandra-Marie, rappel de votre rendez-vous demain à 9 h 30 au Cabinet Exemple. En cas d'empechement, appelez le 56 00 00.

Questions des cabinets.

Peut-on relier l'agenda de chaque praticien ?

Oui. Chaque praticien ou chaque site peut avoir son compte, avec son agenda Google, Outlook ou Microsoft 365 relié et ses propres règles de rappel, dans une même organisation. Un événement peut aussi porter plusieurs numéros, par exemple celui d'un parent pour le rendez-vous d'un enfant.

Comment proposer un créneau libéré ?

En un envoi au groupe des patients qui attendent une place : le message propose le créneau, et le premier qui appelle le prend. C'est un message de service, sans promotion.

Peut-on retenir un rappel ?

Oui. Chaque rappel prévu s'affiche avec son texte exact, et le bouton « Ne pas envoyer » le retire avant son départ.

Le rappel du bilan de la vue est-il un SMS commercial ?

Mieux vaut le traiter comme tel, puisqu'il invite à revenir : le nom du magasin en tête et le lien STOP à la fin. Pour une promotion envoyée à un particulier, recueillir son accord préalable est la pratique la plus sûre.

Notre logiciel de cabinet peut-il envoyer les rappels ?

Un connecteur existe déjà pour LOGOS et Pneumo Premier : notre équipe étudie sa mise en place avec vous. Pour un autre logiciel, s'il publie un agenda ou sait appeler une API, nous étudions le branchement avec vous.

Nos données de rendez-vous sont-elles conservées ?

Le temps que votre organisation décide : les durées de conservation se règlent. Vos données sont stockées en Nouvelle-Calédonie, dans le cloud souverain STRATOS. Certaines fonctions font appel à des services situés hors de Nouvelle-Calédonie : l'intelligence artificielle, l'envoi des e-mails de la plateforme et les SMS vers l'étranger. Seules les informations nécessaires à l'opération leur sont transmises ; vos données restent stockées en Nouvelle-Calédonie.

Quatre modèles pour les cabinets : rappel de rendez-vous, ordonnance prête, fermeture du cabinet, avis après la visite.

Les modèles pour les cabinets

Pages liées

Rappels de rendez-vous

Les règles d'envoi, le numéro lu dans l'agenda, et un simulateur pour voir quand part votre rappel.

Questionnaires par SMS

Un avis après la consultation, lu en graphiques et exporté en PDF, PowerPoint ou Excel.

Sécurité et données

Où sont stockées vos données, qui y accède, combien de temps elles sont gardées.

Compteur de caractères

Votre rappel tient-il dans un seul SMS ? Collez-le, le compteur vous le dit.

Parlons de vos rendez-vous.

Dites-nous quel agenda ou quel logiciel vous utilisez et à quel moment vos patients devraient être prévenus. Un conseiller de Nouméa vous rappelle et vous montre le rappel qui partira.

Parlons de votre cabinet

Vous préférez appeler ?

(+687) 23.04.04

Écrire : contact@pacific-consulting.nc

Pacific Consulting · 12 route de l'Anse Vata, 98800 Nouméa