Équipes, rôles et validation avant envoi
Chacun prépare depuis son compte. Un responsable relit avant le départ. Tout reste tracé.
Mis à jour le · Équipe SMS PRO
Un conseiller de Nouméa règle avec vous les comptes, les rôles et la validation, avant votre premier envoi.
Préparé, validé, parti, tracé.
Le circuit d'un message important, du brouillon à l'historique. Vous choisissez quels comptes y passent, et au-delà de combien de destinataires.
- Préparé
Un collaborateur écrit le message depuis son compte, avec les noms d'expéditeur qui lui sont attribués.
- Validé
Son superviseur le relit : il approuve, corrige le texte ou refuse.
- Parti
Le message part à l'heure choisie, ou s'étale sur la période prévue.
- Tracé
L'envoi rejoint l'historique, les statistiques par compte et le journal d'activité.
Un compte par service, site ou magasin.
De quelques collaborateurs à plusieurs centaines. SMS PRO suit votre organisation, pas l'inverse.
Dans une même organisation, chaque service, site ou magasin a son compte, avec ses envois, ses groupes et son historique. Une mairie sépare l'état civil, la communication et les services techniques. Un réseau de magasins ouvre un compte par boutique. Un établissement scolaire distingue la direction et la vie scolaire.
- Un quota mensuel peut être fixé par compte, strict ou indicatif.
- Les noms d'expéditeur sont répartis par compte par l'administrateur : la vie scolaire n'envoie pas sous le nom de la direction.
- Les modèles partagés par l'organisation donnent à tous le même point de départ, le même ton et les mêmes mentions.
- Les statistiques se lisent compte par compte : voyez le suivi par compte et les rapports.
Trois rôles, et chacun sait ce qu'il peut faire.
Administrateur, superviseur, utilisateur. La notice intégrée s'adapte au rôle de chacun.
| Rôle | En un mot | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Administrateur | Règle l'organisation. | Gère les sous-comptes, attribue les noms d'expéditeur à chaque compte, fixe le seuil d'envoi direct et les délais de relance, peut imposer la double authentification à tous et consulte le journal d'activité. |
| Superviseur | Relit et garde un œil. | Valide les envois des comptes qui lui sont soumis : il approuve, corrige ou refuse. Il consulte leur historique et leur calendrier. |
| Utilisateur | Prépare et envoie. | Travaille dans son compte, avec les noms d'expéditeur qui lui sont attribués. Selon vos réglages, ses envois partent directement ou attendent la validation. |
La validation avant départ.
Un responsable relit le message avant qu'il parte. Il a trois réponses possibles.
Approuver
Le message part comme prévu, au moment choisi.
Corriger le texte
Une date fausse, une faute, un ton à revoir : le superviseur corrige lui-même, sans renvoyer le travail.
Refuser
En précisant si le message est à modifier ou s'il est refusé définitivement. Rien ne part.
Un seuil pour les petits envois
Sous un nombre de destinataires que vous fixez, l'envoi part directement : un SMS à un ou deux parents n'attend pas la relecture. Au-delà, il attend la validation. À zéro, tout passe par le superviseur.
Les envois directs ne sont pas invisibles : ils restent dans l'historique du compte, que le superviseur consulte.
Des relances, puis une alerte
Un envoi attend depuis trop longtemps ? Le superviseur est relancé, puis l'administrateur alerté, selon des délais que vous réglez. Un message urgent ne dort pas dans une file sans que personne le sache.
Et si un envoi est programmé de nuit par erreur, l'administrateur de l'organisation peut en être prévenu par e-mail.
Superviser sans valider.
Certains responsables n'ont pas à relire chaque message, mais veulent voir ce qui part.
La supervision leur ouvre l'historique, le calendrier et les ressources d'un compte, sans rien bloquer. Un directeur d'école voit ce que la vie scolaire a envoyé dans la semaine. Un responsable régional suit les envois de ses magasins.
Validation et supervision se combinent : un compte peut être soumis à validation pour ses grosses diffusions et simplement supervisé pour le reste.
Accès protégés et traçabilité.
Plus une organisation compte de personnes, plus il faut savoir qui a fait quoi.
- La double authentification, par code reçu par e-mail ou par application d'authentification. L'administrateur peut l'imposer à tous les comptes.
- Un journal d'activité de l'organisation, avec une durée de conservation que vous réglez.
- Des adresses IP jamais conservées en clair dans les journaux de lecture, de clics et d'activité.
- « Se connecter en tant que » : l'administrateur peut ouvrir un sous-compte pour aider un collègue. C'est tracé, limité à 4 heures, et un e-mail prévient le compte visité.
- Des envois rattachés à leur compte : l'historique dit qui a envoyé quoi, et quand.
- Vos données sont stockées en Nouvelle-Calédonie, dans le cloud souverain STRATOS : voyez la sécurité et les données.
Pour les groupements.
Un réseau, une fédération ou un groupement peut suivre plusieurs organisations indépendantes.
Chaque organisation suivie reste indépendante : elle garde son contrat et ses propres réglages.
La désinscription reste propre à chaque organisation : voyez comment fonctionne la liste STOP de l'organisation.
Qui s'en sert
Communes et collectivités
Une alerte à toute la commune relue avant son départ, un compte par service.
Les communes et collectivitésÉtablissements scolaires
La vie scolaire prévient les familles, la direction garde la main sur les messages collectifs.
Les SMS des écolesRéseaux de magasins
Chaque boutique envoie à ses clients, le siège relit les campagnes communes.
Les SMS des commercesVos questions, nos réponses.
Peut-on obliger la relecture de chaque envoi ?
Oui. Réglez le seuil d'envoi direct à zéro : tous les envois des comptes soumis à validation attendent alors leur superviseur, qui approuve, corrige ou refuse avant le départ.
Un collaborateur peut-il envoyer sans validation ?
Oui, sous le seuil que vous fixez : un envoi à peu de destinataires part directement. Comme tous les envois, il reste rattaché à son compte dans l'historique, que le superviseur consulte.
Qui voit quoi ?
L'administrateur voit et règle toute l'organisation. Le superviseur valide les envois des comptes qui lui sont soumis et consulte leur historique et leur calendrier. L'utilisateur travaille dans son compte, avec les noms d'expéditeur qui lui sont attribués.
Peut-on imposer la double authentification ?
Oui. Chaque utilisateur choisit un code reçu par e-mail ou une application d'authentification, et l'administrateur peut imposer la double authentification à tous les comptes de l'organisation.
Combien d'utilisateurs ?
De quelques collaborateurs à plusieurs centaines. Chaque service, site ou magasin peut avoir son compte, avec ses propres réglages, dans une même organisation.
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Choisir l'heure du départ, ou étaler une diffusion dans une plage horaire.
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Des clés nommées, restreintes par adresse IP, pour les logiciels de votre organisation.
Parlons de votre organisation.
Dites-nous combien de services envoient des SMS, et qui doit relire avant le départ. Un conseiller de Nouméa vous rappelle et vous montre les comptes, les rôles et la validation réglés pour votre cas.
Vous préférez appeler ?
Écrire : contact@pacific-consulting.nc
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