Envoyer des SMS depuis un fichier Excel
Vos colonnes deviennent des champs. Chaque ligne reçoit son SMS.
Mis à jour le · Équipe SMS PRO
Votre liste existe déjà : un export de votre logiciel, un tableau tenu par l'accueil, la liste des élèves de la rentrée. Inutile de la ressaisir. Vous la collez, SMS PRO la lit, et chaque contact reçoit un message rempli avec ses propres données.
Un conseiller de Nouméa vous rappelle et vous montre l'import sur un fichier comme le vôtre. Votre compte est ouvert par notre équipe.
Comment ça marche, en trois étapes
- Vous collez vos lignes, ou vous importez un CSV.
Sélectionnez les lignes dans votre tableur, avec leurs titres de colonnes, copiez, collez. Si votre logiciel exporte un fichier CSV, importez-le tel quel.
- Vous vérifiez l'aperçu.
Avant que rien ne soit enregistré, l'écran montre ce qui a été lu, colonne par colonne, et compte les doublons.
- Vous écrivez votre message.
Vos colonnes deviennent des champs à insérer. Chaque contact reçoit sa version, et le compteur compte le message rempli.
Copier-coller ou importer
Le copier-coller, le plus court chemin
Ouvrez votre fichier, sélectionnez les colonnes utiles avec leur ligne de titres, copiez, et collez dans SMS PRO. Pas besoin d'enregistrer un fichier à part : copiez seulement ce qui sert, le prénom, le numéro, et ce que le message doit citer.
Le fichier CSV, pour les exports
Beaucoup de logiciels de gestion, de caisse ou d'agenda savent exporter leurs contacts en CSV. Ce fichier s'importe directement, sans passer par un tableur.
Dans les deux cas, rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas vu l'aperçu : ce qui a été lu, le nombre de contacts, les doublons comptés. Une colonne mal reconnue se voit à ce moment-là, pas au moment de l'envoi.
Vos colonnes deviennent des champs
Le principe du publipostage, appliqué au SMS : un message écrit une fois, rempli ligne par ligne.
Votre fichier (trois colonnes)
| prenom | classe | mobile |
|---|---|---|
| CM2 A | 56 00 01 | |
| CP | +687 56 00 02 | |
| CE1 B | 00687 56 00 03 |
Le message, écrit une fois
Bonjour, photo de classe jeudi matin pour {prenom} ({classe}). Pensez à une tenue correcte. École Exemple
Choisissez un prénom dans le tableau : le téléphone affiche le SMS que reçoit ce contact. Les trois numéros sont écrits différemment ; les trois sont compris.
98 caractères · 1 SMS
Toutes vos colonnes peuvent servir : une classe, une date de rendez-vous, un numéro de dossier, le nom d'un enfant. Elles s'ajoutent aux champs {prenom} et {nom} de chaque contact, et s'insèrent d'un geste depuis l'écran d'envoi.
C'est ce qui fait l'envoi en masse personnalisé : chacun lit son prénom, sa classe ou son rendez-vous, et personne ne reçoit un message qui ne le concerne pas.
Le compteur compte le message rempli, contact par contact, pas le modèle. Un prénom de quinze lettres ne fera pas passer votre SMS à deux sans que vous le sachiez, et l'aperçu vous montre le message d'un vrai contact avant l'envoi.
Une colonne de montant sert aussi au paiement par SMS : chaque destinataire reçoit un lien de paiement personnel, avec son propre montant.
Des groupes que vous gardez
Un fichier importé n'est pas jetable. Il devient un groupe, prêt pour le prochain envoi.
- Ajoutez un contact à la main, sans réimporter tout le fichier.
- Retrouvez une personne dans tous vos groupes, par son numéro ou son nom, et corrigez sa fiche.
- Archivez un groupe qui ne sert plus.
- Exportez un groupe en CSV, pour le retravailler dans votre tableur.
Un même numéro présent dans deux groupes reçoit un seul SMS si le texte est identique. Vous pouvez cocher plusieurs groupes sans craindre d'écrire deux fois à la même personne.
Avant l'import : les numéros
Vos numéros n'ont pas besoin d'être parfaits. SMS PRO comprend les numéros calédoniens à 6 chiffres, avec ou sans +687 ou 00687, avec ou sans espaces. Chacun est remis au format international au moment de l'envoi.
Ce qui ne peut pas partir est écarté à sa ligne, avec sa raison : numéro illisible, en double, désinscrit, ligne fixe. Pour voir ce qui sera écarté avant même d'importer, passez votre colonne de numéros dans notre formateur de numéros +687, en libre accès.
Pour les écoles : la liste de rentrée
Une école importe chaque année sa liste d'élèves. SMS PRO montre ce qui a été lu, puis les élèves entrants, les sortants et les changements de classe, avant de remplacer l'ancienne liste.
Les envois se font ensuite par classe ou par élève, et le second parent est ajouté. Voyez la liste élèves de rentrée et les autres fonctions des établissements scolaires.
Trois conseils pour un fichier qui part bien
Une colonne par information
Le prénom d'un côté, le nom de l'autre. Un champ {prenom} ne sait pas couper « Jane DOE » en deux.
Des valeurs comme on les lit
« Jane » plutôt que « JANE », « CM2 A » plutôt qu'un code interne. Le SMS reprend la cellule telle qu'elle est écrite.
Deux aperçus avant d'envoyer
Relisez le message du contact le plus court et celui du plus long. Si les deux sont justes, les autres le sont aussi.
Pour partir d'un texte déjà écrit, piochez dans nos modèles prêts à remplir.
Qui s'en sert
Bailleurs et gestion locative
Un fichier de locataires, une colonne de contrat : chaque avis part avec son propre courrier PDF, et vous savez qui l'a ouvert.
Communes et collectivités
Une liste d'habitants par quartier ou par île : un envoi au seul secteur concerné par la coupure ou la rotation annulée.
Cabinets et centres de santé
Les patients en attente d'un créneau, dans un groupe : un envoi, et ils sont tous prévenus qu'une place s'est libérée.
Vos questions, nos réponses.
Quels formats de fichier ?
Le copier-coller depuis Excel ou un autre tableur, et l'import d'un fichier CSV. Votre fichier est au format Excel ? Ouvrez-le, copiez les lignes utiles avec leurs titres de colonnes, puis collez-les dans SMS PRO.
Faut-il un format de numéro particulier ?
Non. Les numéros calédoniens à 6 chiffres sont compris, avec ou sans +687 ou 00687. Un numéro ambigu est signalé avec la raison, au lieu d'être envoyé au hasard.
Les doublons sont-ils envoyés deux fois ?
Non. Les doublons sont comptés dans l'aperçu, avant l'import. À l'envoi, un même numéro reçoit un seul SMS si le texte est identique, et un SMS par texte s'ils diffèrent, par exemple pour un parent de deux enfants.
Peut-on utiliser n'importe quelle colonne dans le message ?
Oui. Chaque colonne de votre groupe devient un champ à insérer, en plus de {prenom} et {nom}. Le compteur calcule la longueur du message rempli, contact par contact.
Faut-il réimporter le fichier à chaque envoi ?
Non. Le groupe reste dans SMS PRO. Vous ajoutez un contact à la main, vous retrouvez et corrigez une personne, ou vous archivez le groupe quand il ne sert plus. Un export CSV vous rend la liste à jour.
Où sont stockés mes contacts ?
En Nouvelle-Calédonie, dans le cloud souverain STRATOS. Certaines fonctions font appel à des services situés hors de Nouvelle-Calédonie : l'intelligence artificielle, l'envoi des e-mails de la plateforme et les SMS vers l'étranger. Seules les informations nécessaires à l'opération leur sont transmises ; vos données restent stockées en Nouvelle-Calédonie.
Pages liées
Envoi de SMS en masse
Cocher des groupes, écrire une fois, voir qui a reçu.
Envoyer un courrier par SMS
Un courrier PDF personnalisé par destinataire, et le rapport de lecture.
Programmer un envoi
Choisir l'heure de départ, ou étaler une campagne sur plusieurs jours.
Votre fichier est prêt ? Parlons-en.
Dites-nous d'où viennent vos contacts et ce que vous voulez leur écrire. Un conseiller de Nouméa vous rappelle et vous montre l'import, puis le SMS rempli pour chacun.
Vous préférez appeler ?
Écrire : contact@pacific-consulting.nc
Pacific Consulting · 12 route de l'Anse Vata, 98800 Nouméa